E-mail Trafiğiyle Başa Çıkmak

Ne zamandır yapmak isteyip yapamadığım, başlamayı planlayıp devamlı ertelediğim şeyler altında boğuldum kaldım, üreticiliğimin dibindeyim resmen. Dün bunu biraz aşıp Google Maps Javascript API v3 ile haşır neşir oldum, saatlerimi harcadıktan sonra ön yargıları kırıp bir de Bing Maps SDK‘sına baktım, ufak tefek şeyler geliştirdim. Bunun haricinde uzun zamandır kayda değer, faydalı bir şey yaptığım yok. Üreticiliğimi bu kadar düşüren, beni meşgul eden dış etkenleri incelemeye karar verdim. Bilgisayarımı açtığımda ne yapıyorum, nelere en çok zaman ayırıyorum bunları tespit edersem yanlışları düzeltmekte o kadar kolay olur. Bunların başında yoğun posta trafiği geliyor.

E-posta trafiğiyle başa çıkmak

Gelen kutumda 20 bin’den fazla e-posta bulunuyor, bunlar gruplandığında an itibariyle 9.643 mail inbox’ımda, kaldı ki pek çok postayı da okuduktan sonra siliyorum.

Gruplanan mailler genel olarak üye olduğum gruplardan gelen mailler, kimi zaman konuşmalar 40-50 postaya ulaşıyor – gruplama sayesinde bunu tek posta olarak görüyorum ve bu 9.643 mail içinde bu sadece 1 sayılıyor.

Mail okumak hala çok zamanımı alıyor, neyse ki yanıtlama konusunda bu kadar aktif değilim. Sadece 900 postayı yanıtlamışım, yani %10 gibi bir yanıtlama yüzdem var.

Benzer sorundan muzdarip iseniz öncelikle InBox Zero ve GTD (Getting Things Done) felsefesini incelemenizi öneririm. Tüm bunları okuyup inceledikten sonra aklıma gelenleri özetleyeyim;

  • E-mail bir anında mesajlaşma aracı değildir!

E-mail hesabınızı gün boyu açık tutmak, devamlı olarak tarayıcınızın bir sekmesini ona ayırmak e-mail’i bir instant mesajlaşma aracı olarak gördüğünüzü kanıtlıyor. Kendinize şu soruyu sorun, eğer bu e-mail’i 8 saat sonra görmüş olsam hayatımda ne değişirdi? Çok büyük olasılıkla hiç bir şey. Size acil bildirilmesi gereken bir şey telefon ile bildirilebilir.

  • E-mail bildirim araçları kullanmayın

Yukarıda ki maddeyle ilgili olarak, devamlı posta kutunuzu kontrol eden ve size pop-up gibi yöntemlerle haber veren bildirim araçlarını kullanmayın. Bu araçlar gelen kutunuzu anında mesajlaşma aracı gibi kullanmanıza sebep olacak diğer bir etken.

  • Birden çok e-posta hesabı kullanmayın

Eğer birden çok e-posta hesabınız varsa POP3 kullanarak hepsini tek bir posta kutusuna bağlayabilirsiniz benim de yaptığım gibi. Bu sayede 5 farklı posta hesabını kontrol etmekten kurtuluyorum.

  • Etikletleyin ve sınıflandırın

Postalarınızı ilgili oldukları konuya göre etiketleyin ve sınıflayın. Böylece hem ileri de onlara ulaşmanız kolaylaşacak hemde nelere ne kadar zaman ayırdığınızı daha net görebileceksiniz. Gmail üzerinde otomatik etiketleme özelliğini kullanarak iş yükünüzü hafifletebilirsiniz.

  • Okumak yetmez, ertelemeyin

E-posta okumak marifet değil, önemli olan ne kadar eyleme geçebildiğiniz. Eğer eyleme geçmeyecekseniz e-postayı okumayın! Bir postayı okuduktan sonra yapacağınız temel adımlar;

  1. Silin veya arşivleyin – bir daha sizi rahatsız etmesin.
  2. Cevaplayın – cevaplamanız gerekiyorsa ertelemeyin.
  3. Yönlendirin – sizinle ilgili değilse fakat iletmeniz gerekiyorsa yönlendirin.
  4. Yapın – Yapmanız gereken bir şey ise yapın, ertelemeyin. Vaktiniz yoksa okunmamış olarak işaretleyin, vakit bulunca tekrar okuyun.
  • Başlıksız postaları okumayın

Eğer size posta gönderen kişi zahmet edip attığı postaya bir başlık bile atmamışsa, sizde zahmet edip o postayı okumayın. Kimsenin zamanı bir başka kimsenin zamanından daha değerli değil.

  • Gelen kutusu bir depolama alanı değildir

Posta hesabınızı açtığınızda karşınıza çıkan gelen kutusunun sadece yeni gelen postalar ve üzerinde çalışmakta olduğunuz postalardan oluşması gerekiyor. Gelen kutusunu bir depolama alanı olarak kullanmayın, bu size ağır bir psikolojik yük getirecek. Postayala işiniz bittiğinde onu arşivleyin veya silin.

Gelen kutumdan aldığım bu ekran görüntüsünde gerçekten önem arzeden posta sayısı yalnızca 3. Özel bir şey yok, boşuna incelemeyin.
  • Hesaplarınızı amaçlarına uygun kullanın

İş yerinize ait posta hesabıyla sosyal ağlara veya kişisel ilginizi çeken sayfalara üye olmayın. Her posta kendi amacına yönelik olarak kalsın. Aksi halde spam ve kategorileme sorununu aşamaz hala gelebilirsiniz. İş yerinizde kullandığınız posta adresini arkadaşlarınıza ve ailenize vermeyin, bu sayede o adresten gelen her postanın işinizle ilgili olduğunu daha postayı açmadan bilebilirsiniz ve posta içeriğini okumakla zaman kaybetmezsiniz.

  • Mailleşme listelerinizi düzenleyin

Eğer bir posta listesine üye iseniz oradan aldığınız posta sıklığını düzenleyin. Bu gibi posta listeleri anında, günlük özet, haftalık özet gibi seçenekler sunarak kullanıcılara talep ettikleri oranda posta gönderme özellikleri taşırlar. Mümkün oldukça “anında” seçeneğini kullanmayın.

  • Kullandığınız posta servisinin özelliklerini öğrenin

Her posta servisinin kendine has özellikleri vardır. Örneğin Gmail’de ki etiketleme sistemi, alt etiketler, is: ve in: komutları posta hesabınızı çok daha etkili kullanmanıza yardımcı olabilir. Örneğin is:important, is:chat, is:muted ve in:spam gibi komutları öğrenmenizde fayda var.

  • Aboneliklerinizi düzenleyin

Artık ilginizi çekmeyen postaların aboneliğinden çıkın. Bir heves abone olduğunuz ancak gönderdikleri postalarla sizi bunaltan servislerin postalarını yalnızca silmekle kalmayın, üyelikten çıkın (subscribe) – sorunu kökünden çözün.

  • Kişisel disiplin

Posta hesabınızı belirli aralıklarla düzenli olarak kontrol edin ve bunun için bir zaman planlaması yapın. Örneğin 1-İşe geldiğimde, 2-Öğle yemeğinden önce 3-Ofisten çıkmadan. Planınıza ve iç disiplininize sadık kalın.

Aklınıza gelen, eklemek istediğiniz maddeler varsa veya sizde aynı sorundan yakınıyorsanız yorum olarak bildirebilirsiniz, ilk fırsatta yazıya eklemeye çalışırım.

Leave a Reply